Politique de confidentialité

Date d'entrée en vigueur : 28 septembre 2026

La présente politique explique comment Wirepilot AI Inc. (« Wirepilot AI », « nous ») traite les renseignements personnels. Elle vise :

• Les visiteurs de wirepilotai.ca, y compris les personnes qui utilisent notre démo vocale en direct, réservent une démo ou nous envoient un message.
• Les clients, c'est-à-dire les entreprises qui utilisent notre réceptionniste IA, et les membres de leur personnel qui utilisent le tableau de bord.
• Les appelants qui joignent le réceptionniste IA de l'un de nos clients.

1. Qui est responsable

Wirepilot AI Inc. est responsable des renseignements personnels qu'elle détient. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est notre responsable de la protection des renseignements personnels, que vous pouvez joindre à privacy@wirepilotai.ca.

Appelants. Lorsque vous appelez une entreprise qui utilise Wirepilot AI, c'est cette entreprise qui décide pourquoi et comment votre appel est traité. Nous traitons vos renseignements pour son compte, à titre de fournisseur de services, conformément à notre entente avec elle. Pour toute question sur l'utilisation de vos renseignements par une entreprise en particulier, communiquez avec cette entreprise. Nous l'aiderons à vous répondre.

2. Ce que nous recueillons

Auprès des visiteurs de notre site Web

• Les renseignements que vous nous fournissez : votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, le nom de votre entreprise et votre message lorsque vous communiquez avec nous ou réservez une démo; votre adresse courriel si vous vous abonnez à nos courriels.
• Des renseignements techniques : les pages consultées, le type d'appareil et de navigateur, votre emplacement approximatif selon votre adresse IP et la page de provenance. Les témoins d'analyse et de publicité ne sont installés que si vous les acceptez (voir la section 7).
• La démo vocale en direct : lorsque vous cliquez sur « Start talking », votre voix est traitée en temps réel pour que la démo puisse répondre. Votre microphone n'est utilisé que pendant que vous parlez à la démo.

Auprès des clients

• Les coordonnées et les renseignements de facturation de l'entreprise et de ses utilisateurs.
• Les renseignements sur l'entreprise servant à configurer le réceptionniste (services, heures d'ouverture, règles de réservation, membres du personnel vers qui transférer les appels).
• L'activité dans le tableau de bord et les échanges avec le soutien.

Les renseignements de carte de paiement sont traités par notre fournisseur de services de paiement. Nous ne conservons pas les numéros de carte complets.

Auprès des appelants (pour le compte de nos clients)

• Le numéro de téléphone, ainsi que la date, l'heure et la durée de l'appel.
• Un enregistrement et une transcription de l'appel, ainsi qu'un résumé.
• Les renseignements que l'appelant fournit, comme son nom, ses coordonnées, la raison de son appel et les détails du rendez-vous.

3. Pourquoi nous les utilisons

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• Fournir le réceptionniste IA : répondre aux appels et les acheminer, prendre des rendez-vous, envoyer des résumés et des alertes, et afficher les appels dans le tableau de bord du client.
• Configurer, soutenir et améliorer les réceptionnistes de nos clients.
• Répondre aux messages, présenter des démos et gérer les comptes clients et la facturation.
• Envoyer des courriels de marketing aux personnes qui y ont expressément consenti (vous pouvez vous désabonner en tout temps).
• Comprendre comment notre site Web est utilisé et mesurer notre publicité, si vous acceptez les témoins.
• Protéger notre service et respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous n'utilisons pas les renseignements des appelants pour leur faire de la sollicitation.

Traitement automatisé. Le réceptionniste répond aux appels, prend des rendez-vous et rédige des résumés automatiquement, selon les règles fixées par l'entreprise. Les décisions qui vous concernent, comme accepter votre rendez-vous, établir un prix ou ouvrir un dossier, sont prises par l'entreprise que vous avez appelée, et non par nous. Si une décision à votre sujet était un jour fondée exclusivement sur un traitement automatisé, vous avez le droit d'en être informé et de la faire réviser par une personne (voir la section 10).

4. Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels avec votre consentement, sauf lorsque la loi permet de faire autrement. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, en écrivant à privacy@wirepilotai.ca. Le retrait de votre consentement peut nous empêcher de fournir certains services.

Courriels de marketing. Lorsque vous cochez la case pour recevoir nos courriels, nous enregistrons le libellé exact auquel vous avez consenti, ainsi que la date, l'heure et la page où vous étiez. Nous conservons cette preuve pour pouvoir démontrer que votre consentement a été donné, comme l'exige la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), et nous la conservons après votre désabonnement pour la même raison. Chaque courriel de marketing nous identifie et comprend un lien de désabonnement.

Nos clients sont responsables d'informer leurs appelants que les appels sont traités par un réceptionniste automatisé et peuvent être enregistrés, et d'obtenir tout consentement exigé dans leur secteur. Nous les aidons à formuler leur message d'accueil.

5. Renseignements de santé et autres renseignements sensibles

Les appelants peuvent communiquer des renseignements sensibles, comme des renseignements de santé, aux entreprises qu'ils appellent. Nous les traitons uniquement pour le compte du client et seulement pour fournir le service, avec une prudence accrue et un accès restreint. Les clients des secteurs réglementés, comme la santé, demeurent responsables de leurs propres obligations légales, et nous conclurons toute entente supplémentaire que ces lois exigent. Les appelants devraient ne communiquer que ce qui est nécessaire à leur appel.

6. Avec qui nous les communiquons

Nous ne communiquons des renseignements personnels que dans la mesure nécessaire pour fournir nos services, à :

• Des fournisseurs de services qui hébergent et exploitent notre service, notamment pour l'hébergement infonuagique, la téléphonie, la reconnaissance vocale, le traitement du langage par IA, l'envoi de textos et de courriels, le traitement des paiements, la prise de rendez-vous (Cal.com) et les outils de soutien à la clientèle. Ils ne peuvent utiliser ces renseignements que pour nous fournir des services.
• Nos clients, dans le cas des renseignements des appelants, puisqu'il s'agit de leurs données d'appel.
• Les intégrations qu'un client active, comme son calendrier, son CRM ou son outil de réservation.
• Les autorités, lorsque la loi l'exige.
• Un acheteur ou un successeur, si notre entreprise est vendue ou fusionnée, sous réserve d'obligations de confidentialité.

Notre équipe de soutien. Le personnel autorisé de Wirepilot AI peut accéder au tableau de bord d'un client, y compris aux enregistrements et aux transcriptions d'appels, uniquement pour configurer, soutenir et dépanner le réceptionniste de ce client.

Lieu d'hébergement des renseignements. Les tableaux de bord des clients, les enregistrements d'appels, les transcriptions et les résumés sont hébergés au Canada. Certains fournisseurs qui nous aident à offrir le service, notamment pour le traitement du langage par IA, la téléphonie, l'envoi de courriels et l'analyse de notre site Web, peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Canada, y compris aux États-Unis.

À l'extérieur du Québec et du Canada. Certains de nos fournisseurs de services peuvent conserver ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada, y compris aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons s'ils bénéficieront d'une protection adéquate, comme l'exige la Loi 25. Les renseignements conservés à l'extérieur du Canada peuvent être accessibles aux autorités en vertu des lois de ce pays. Pour en savoir plus sur la façon dont nos fournisseurs situés à l'extérieur du Canada traitent les renseignements personnels, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@wirepilotai.ca.

7. Témoins et technologies similaires

Notre site Web utilise :

• Du stockage essentiel, par exemple pour mémoriser votre choix concernant les témoins. Il ne permet pas de vous identifier.
• Des témoins d'analyse (Google Analytics 4) pour comprendre comment le site est utilisé.
• Des témoins publicitaires (pixel Meta) pour mesurer nos publicités sur Facebook et Instagram. Nous pouvons aussi transmettre les mêmes événements à Meta à partir de notre serveur (API Conversions).

Les témoins d'analyse et de publicité sont désactivés par défaut et ne se chargent que si vous cliquez sur « Accepter » dans la bannière des témoins. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps grâce au lien « Paramètres des témoins » au bas de la page.

Les témoins d'analyse et de publicité peuvent établir un profil de ce que vous faites d'une visite à l'autre. La Loi 25 du Québec nous oblige à vous informer lorsque nous utilisons une technologie qui permet de vous identifier, de vous localiser ou d'effectuer votre profilage, et à vous offrir un moyen de désactiver ces fonctions. C'est le rôle de la bannière : ces fonctions restent désactivées à moins que vous ne les acceptiez, et « Paramètres des témoins » permet de les désactiver de nouveau en tout temps. Refuser ne limite pas votre utilisation du site.

8. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus, ou le temps exigé par la loi. Nous les détruisons ou les anonymisons ensuite.

• Messages et demandes de démo : le temps nécessaire pour vous répondre et faire un suivi.
• Dossiers de compte client et de facturation : tant que le compte est actif, puis le temps exigé par les lois fiscales et comptables.
• Enregistrements, transcriptions et résumés d'appels : conservés selon les paramètres du client. Le client peut choisir de ne pas conserver les enregistrements et les transcriptions dans son tableau de bord. À la fermeture du compte d'un client, nous supprimons ces renseignements dans un délai de 90 jours, sauf si la loi nous oblige à les conserver plus longtemps.

9. Comment nous les protégeons

Nous appliquons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables, notamment le chiffrement des données en transit, le contrôle de l'accès aux tableaux de bord et la limitation de l'accès du personnel à ce qui est nécessaire. Aucun système n'est parfaitement sûr. Si un incident de confidentialité présente un risque réel de préjudice grave (ou, au Québec, un risque qu'un préjudice sérieux soit causé), nous en aviserons les personnes concernées et les autorités comme l'exige la loi, et nous tenons un registre des incidents. Vous trouverez plus de détails sur notre page sur la sécurité et la confidentialité.

10. Vos droits

Sous réserve de la loi, vous avez le droit :

• D'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• De les faire rectifier s'ils sont inexacts ou incomplets.
• De retirer votre consentement à leur utilisation.
• De nous demander de cesser de les diffuser ou de désindexer un lien qui y mène, lorsque la loi le permet.
• De recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité des données).
• D'être informé lorsqu'une décision à votre sujet est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et de la faire réviser par une personne.

Écrivez à privacy@wirepilotai.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Nous pourrions devoir confirmer votre identité. Si vous êtes un appelant, nous pourrions transmettre votre demande à l'entreprise que vous avez appelée et l'aider à y répondre.

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité votre demande, dites-le-nous d'abord et nous tenterons de corriger la situation. Vous pouvez aussi porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, selon votre lieu de résidence, auprès de l'organisme de votre province : la Commission d'accès à l'information du Québec, l'Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta ou l'Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia. Le fait de vous adresser d'abord à nous ne limite pas votre droit de vous adresser à un organisme de réglementation.

11. Enfants

Notre site Web et nos services s'adressent aux entreprises. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants au moyen de notre site Web.

12. Notre gouvernance en matière de protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels supervise la protection des renseignements personnels. L'accès du personnel est limité à ce que son rôle exige, la conservation et la destruction suivent les délais prévus à la section « Durée de conservation », et les plaintes sont traitées par notre responsable de la protection des renseignements personnels.

13. Modifications de la présente politique

Nous mettrons cette page à jour lorsque nos pratiques changeront et modifierons la date d'entrée en vigueur ci-dessus. En cas de changements importants, nous en informerons nos clients par courriel.

14. Nous joindre

Wirepilot AI Inc. Protection des renseignements personnels : privacy@wirepilotai.ca Renseignements généraux : info@wirepilotai.ca

À propos de la démo vocale en direct

La démo sur notre site Web ne démarre que lorsque vous cliquez sur « Start talking ». Votre navigateur vous demande l'autorisation d'utiliser le microphone, et celui-ci n'est utilisé que pendant que vous parlez à la démo. Fermer la démo l'arrête. Veuillez ne pas communiquer de renseignements personnels ou sensibles dans la démo.