Secteurs · Cliniques dentaires
Wirepilot AI répond au téléphone de votre clinique quand l'accueil est occupé ou que la clinique est fermée. Elle prend les rendez-vous des nouveaux patients et les nettoyages, déplace les rendez-vous, répond aux questions sur la facturation et signale les urgences dentaires à votre équipe.
Votre forfait commence après 7 jours, à moins que vous annuliez. Annulez en tout temps dans votre tableau de bord.
Votre clinique dentaire
Nouvelle patiente pour un nettoyage
Appelant : Vient de déménager dans le quartier et veut un nettoyage pour elle et son fils.
Réceptionniste : Bienvenue! Je peux vous inscrire tous les deux. J'ai jeudi à 15 h 30 et 16 h 30, ou samedi matin. Voulez-vous des rendez-vous l'un après l'autre?
Essayez : demandez un nettoyage comme nouveau patient, ou dites que vous avez mal à une dent et demandez quand on peut vous voir.
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À la réception d'une clinique dentaire, la même personne accueille le patient de 10 h, encaisse celui de 9 h, confirme l'horaire du lendemain, envoie une demande de prédétermination à un assureur… et répond au téléphone. Quand deux choses arrivent en même temps, c'est souvent le téléphone qui perd.
Les appels arrivent aussi aux pires moments : tôt le matin, quand quelqu'un se réveille avec un mal de dents; le midi, quand les patients ont enfin une minute; et après 17 h, quand la clinique est fermée mais que les gens sont libres. Une seule coordonnatrice ne peut pas tout couvrir, et embaucher quelqu'un seulement pour le téléphone coûte cher.
Un nouveau patient, ce n'est pas un seul rendez-vous. Une famille qui choisit votre clinique revient pour les nettoyages, les examens et les radiographies pendant des années, sans compter les traitements. Quand son premier appel tombe sur la boîte vocale, elle appelle souvent la clinique suivante sur la carte. Vous ne voyez jamais ce patient perdu : vous voyez seulement un horaire moins plein qu'il devrait l'être.
Les patients actuels comptent aussi. Celui qui voulait déplacer son rendez-vous et n'a pu joindre personne risque de ne pas se présenter, et l'hygiéniste se retrouve avec une heure vide qu'on aurait pu remplir.
Un conseil des cliniques qui en tirent le plus : gardez des plages d'urgence chaque jour dans le calendrier, quitte à les libérer à midi. La réceptionniste a ainsi un endroit où placer le patient qui souffre à 7 h, au lieu d'un message que personne ne voit avant 9 h.
Le français et l'anglais sont inclus dans tous les forfaits : la réceptionniste répond dans la langue du patient et vous envoie le résumé dans la langue de votre choix. Avec Growth et Pro, elle répond aussi dans plus de 30 langues, dont l'espagnol, le portugais, l'arabe et le mandarin.
La réceptionniste s'occupe du travail téléphonique de l'accueil : rendez-vous, heures, directions, questions de facturation et messages. Elle ne donne jamais de conseil médical, ne pose aucun diagnostic et ne dit jamais à un patient quel traitement il lui faut. Les appelants qui décrivent des signes graves (enflure qui s'étend, difficulté à respirer ou à avaler) sont dirigés vers l'urgence ou le 911. Les questions cliniques deviennent une consultation ou un message pour le dentiste.
Les enregistrements, transcriptions et résumés ne sont visibles que par les utilisateurs de votre compte. Vous avez des exigences particulières en matière de confidentialité? Posez-nous vos questions avant de vous inscrire : on vous répond par écrit.
Des situations réelles, et exactement ce que dit et fait Wirepilot AI. Les noms, prix et heures sont des exemples.
L'appelant : Vient de déménager dans le quartier et veut un nettoyage pour elle et son fils.
« Bienvenue! Je peux vous inscrire tous les deux. J'ai jeudi à 15 h 30 et 16 h 30, ou samedi matin. Voulez-vous des rendez-vous l'un après l'autre? »
Ce qu'elle fait : Réserve les deux rendez-vous avec l'hygiéniste, recueille les noms, dates de naissance et assureur, et texte les formulaires et l'adresse.
L'appelant : Appelle à 20 h avec une molaire fissurée et de l'enflure.
« Je suis désolée que vous ayez mal. Si l'enflure s'étend ou si vous avez du mal à respirer ou à avaler, allez à l'urgence ou composez le 911. Sinon, je peux vous réserver notre première plage d'urgence demain à 8 h. »
Ce qu'elle fait : Réserve la plage d'urgence, la marque comme urgente et texte un résumé au dentiste de garde si vous le souhaitez.
L'appelant : Veut savoir si la clinique facture directement l'assureur.
« Oui, nous facturons directement la plupart des assureurs; vous payez seulement la portion non couverte. Voulez-vous prendre rendez-vous? »
Ce qu'elle fait : Répond à partir de votre politique approuvée. Les questions de couverture précise deviennent un message pour l'accueil.
L'appelant : Ne peut pas venir à son nettoyage de demain 14 h.
« Pas de problème. Je peux vous déplacer à lundi 14 h ou mercredi 9 h. Qu'est-ce qui vous convient? »
Ce qu'elle fait : Déplace le rendez-vous, libère la plage pour quelqu'un d'autre et confirme par texto.
Le forfait idéal
500 minutes incluses, puis 0,40 $/min · Cliniques, salons et entreprises de services achalandés
La plupart des cliniques dentaires choisissent Growth : 500 minutes pour le débordement et les appels hors heures, les textos bidirectionnels pour les confirmations, les transferts intelligents et plus de 30 langues.
Non. Elle ne donne jamais de conseil clinique. Les questions de traitement deviennent une consultation ou un message pour le dentiste, et les signes graves sont dirigés vers l'urgence.
Ça dépend du logiciel. Wirepilot AI réserve dans Google ou Outlook et dans des outils comme Calendly ou Acuity, et peut transmettre les réservations à d'autres systèmes par automatisation avec Growth et Pro. Dites-nous lequel vous utilisez et on vous confirmera la meilleure configuration.
Oui, si vous le voulez. La plupart des cliniques transfèrent seulement les appels auxquels l'équipe ne peut pas répondre et les appels hors heures.
Oui. Après la réservation, elle texte le lien vers vos formulaires, l'adresse et les consignes de stationnement.
Vous définissez ce qui est urgent. Elle réserve les patients dans vos plages d'urgence, alerte votre personne de garde si vous le voulez, et dirige vers l'urgence les appelants qui présentent des signes graves.
Oui. On rédige vos réponses dans un français d'affaires d'ici, et on teste les appels dans les deux langues avant la mise en service.
On configure votre réceptionniste pour vous, gratuitement. Essayez-la 7 jours, ou réservez 20 minutes et on vous la montre avec vos propres appels.
Votre forfait commence après 7 jours, à moins que vous annuliez. Annulez en tout temps dans votre tableau de bord.
