Santé · Optométrie
Wirepilot AI répond au téléphone des cliniques d'optométrie pendant que votre équipe aide les patients à choisir et ajuster leurs montures. Elle réserve les examens de la vue, répond aux questions sur la couverture et les commandes de lunettes, et transmet sans attendre les problèmes oculaires urgents à votre équipe.
Votre forfait commence après 7 jours, à moins que vous annuliez. Annulez en tout temps dans votre tableau de bord.
Votre clinique d'optométrie
Examens de la vue en famille
Appelant : Un parent veut faire examiner les yeux de ses deux enfants avant la rentrée.
Réceptionniste : Avec plaisir. J'ai deux rendez-vous de suite samedi à 10 h et 10 h 30 avec Claude Nguyen. Je réserve les deux?
Essayez : demandez un examen de la vue pour deux enfants cette fin de semaine, ou demandez si vos lunettes sont prêtes.
Votre micro est utilisé seulement pendant que vous parlez à la démo. Politique de confidentialité
L'accueil d'une clinique d'optométrie ne fait pas que réserver des examens. L'équipe aide les patients à choisir leurs montures, ajuste des lunettes, traite des réclamations d'assurance et vérifie l'état des commandes, pendant que le téléphone sonne. Le samedi et après l'école, quand les familles arrivent, les appels restent facilement sans réponse.
Bien des appels sont de la routine : « Mes lunettes sont-elles prêtes? », « Acceptez-vous mon assurance? », « Quand mes enfants peuvent-ils faire examiner leurs yeux? ». On y répond vite, mais chacun éloigne quelqu'un d'un patient qui est juste là, devant le comptoir.
Un examen de la vue mène souvent à l'achat de lunettes ou de verres de contact, et une famille qui aime votre clinique peut revenir pendant des années. Un appel de réservation manqué peut donc coûter bien plus que le prix de l'examen. Les gens qui cherchent un examen cette semaine réservent souvent à la première clinique qui répond.
Les appels manqués, ce sont aussi des patients qui se déplacent pour poser des questions qu'on aurait pu régler au téléphone, et plus d'interruptions au comptoir. Répondre aux appels de routine dès la première sonnerie libère votre équipe pour les gens en boutique.
Estimez l'effet pour votre clinique avec le calculateur d'appels manqués.
On configure les détails qui rendent les appels en optométrie différents :
Les cliniques dont le côté lunetterie est très occupé établissent souvent des règles de transfert différentes pour l'équipe de lunetterie et l'équipe clinique : les questions de montures vont à une personne, les inquiétudes sur la santé des yeux à une autre.
Wirepilot AI réserve dans Google Agenda ou Outlook, ou dans un outil de réservation comme Calendly, Acuity Scheduling ou Square Appointments, et envoie à votre équipe un résumé par texto et par courriel après chaque appel. Avec Pro, on peut bâtir des connexions API à d'autres systèmes que vous utilisez. Dites-nous quel logiciel de clinique vous avez et on vous confirmera la meilleure configuration.
La réceptionniste s'occupe du travail téléphonique de l'accueil : rendez-vous, heures, directions, questions de facturation et messages. Elle ne donne jamais de conseil médical, ne pose aucun diagnostic et ne dit jamais à un appelant quel traitement il lui faut.
Vous avez des exigences particulières en matière de confidentialité? Posez-nous vos questions avant de vous inscrire : on vous répond par écrit. Voir comment les données d'appel sont traitées.
Des situations réelles, et exactement ce que dit et fait Wirepilot AI. Les noms, prix et heures sont des exemples.
L'appelant : Un parent veut faire examiner les yeux de ses deux enfants avant la rentrée.
« Avec plaisir. J'ai deux rendez-vous de suite samedi à 10 h et 10 h 30 avec Claude Nguyen. Je réserve les deux? »
Ce qu'elle fait : Réserve deux examens, note le nom et la date de naissance des enfants et donne votre adresse pendant l'appel.
L'appelant : Demande si ses nouvelles lunettes sont arrivées.
« Je ne vois pas l'état des commandes, mais je vais demander à l'équipe de vous revenir dès qu'elle aura vérifié. Puis-je confirmer votre nom et votre numéro? »
Ce qu'elle fait : Envoie un message sur l'état de la commande à l'équipe. Si votre système peut partager l'état des commandes par une intégration, elle peut répondre directement.
L'appelant : Dit voir des éclairs de lumière et comme un rideau sur une partie de son champ de vision.
« Ça doit être vérifié d'urgence. Je vous transfère à notre équipe tout de suite. Si personne n'est disponible, rendez-vous à l'urgence la plus proche. »
Ce qu'elle fait : Transfère l'appel à la clinique immédiatement, ou donne la consigne d'aller à l'urgence après les heures, et signale l'appel comme urgent.
L'appelant : Demande si le régime public de sa province couvre un examen de la vue.
« Votre régime provincial d'assurance maladie peut couvrir les examens de la vue pour certains groupes d'âge et certaines conditions médicales. Les autres examens sont payés de votre poche ou par une assurance collective. Voulez-vous prendre rendez-vous? »
Ce qu'elle fait : Donne l'information générale sur la couverture que vous approuvez et offre de réserver, sans deviner l'admissibilité d'un patient en particulier.
L'appelant : Veut commander de nouveau ses verres de contact habituels.
« Je vais envoyer votre commande à l'équipe. Puis-je confirmer votre nom et les verres que vous prenez d'habitude? »
Ce qu'elle fait : Prend une commande structurée que l'équipe pourra traiter.
Le forfait idéal
500 minutes incluses, puis 0,40 $/min · 1 emplacement
Tous les forfaits incluent toutes les fonctionnalités. Ils varient selon les minutes, les emplacements et l'accompagnement.
La plupart des cliniques d'optométrie choisissent Growth : 500 minutes couvrent les fins de semaine chargées et les heures après l'école, et on fait la configuration pour vous, on bâtit avec vous le routage entre l'équipe de lunetterie et l'équipe clinique, et vous avez un gestionnaire de compte dédié.
Elle donne l'information générale sur la couverture que vous approuvez pour votre province. Elle ne confirme pas l'admissibilité d'un patient en particulier, puisque ça dépend de sa situation.
Vous dressez la liste des signes d'alerte. Pendant les heures d'ouverture, ces appels sont transférés immédiatement à votre équipe; après les heures, l'appelant est invité à se rendre à l'urgence.
Oui, si l'état des commandes est accessible par un outil connecté. Sinon, elle prend un message pour que votre équipe informe le patient.
Oui. Chaque type de rendez-vous peut avoir sa propre durée et ses propres règles.
Non. Elle ne donne jamais de conseil clinique. Les questions cliniques deviennent des messages pour l'optométriste.
Oui. Transférez les appels quand vous voulez : tout le temps, seulement quand c'est occupé, ou seulement après les heures.
On configure votre réceptionniste avec vous, gratuitement. Essayez-la 7 jours, ou réservez 20 minutes et on vous la montre avec vos propres appels.
Votre forfait commence après 7 jours, à moins que vous annuliez. Annulez en tout temps dans votre tableau de bord.
